# Documentation FAQ Votil (https://votil.fr/doc - ex: https://votil.fr/doc#import-onde-problemes pour citer une question) *Dernière mise à jour : 17/10/2026* ## Emails (#emails) ### 1. Pourquoi ne reçois-je plus mon code de confirmation lorsque je me connecte ? (#email-code-pin-manquant) Si vous ne recevez aucun code, il est possible que votre académie bloque nos envois. Je peux remplacer votre adresse académique par une autre (par exemple Gmail). Pour cela, merci de m’écrire depuis votre adresse académique (celle contenant le RNE) à "vote@edifice.io" en indiquant l’adresse de remplacement. --- ### 2. Je ne reçois pas l'email de confirmation d'inscription, que faire ? (#email-confirmation-manquant) Si vous ne recevez pas du tout d'email de confirmation, il est probable que votre espace école soit déjà créé, vous pouvez vous connecter ici : [https://app.votil.fr/login](https://app.votil.fr/login) ou réinitialiser votre mot de passe ici : [https://votil.fr/school/pwd-reset](https://votil.fr/school/pwd-reset) --- ### 3. Je ne reçois aucun email ou les emails mettent trop de temps à arriver, quelles solutions ? (#problemes-emails-reception) Parfois les webmails académiques sont très lents ou bloquent intégralement nos emails. Voici les solutions : • **Première étape** : Ajoutez l’adresse de Votil à vos contacts ("**vote@edifice.io**") et actualisez régulièrement votre boîte de réception. • **Si le problème persiste** : Nous pouvons remplacer votre adresse académique par un Gmail ou un autre compte email. Pour cela, envoyez-nous un email **depuis votre adresse académique** à "**vote@edifice.io**" en précisant l'adresse par laquelle vous souhaitez la remplacer. ⚠️ **Important** : Ne passez pas par le formulaire de contact mais contactez-nous directement par email avec votre adresse académique pour que nous puissions valider votre identité. --- ### 4. Si deux parents ont la même adresse email, comment faire ? (#parents-meme-adresse) Dans ce cas, ce n'est pas un problème car chaque parent dispose d'une étiquette différente (feuille format A5) avec son propre identifiant. Également, le nom du parent est affiché sur l'email de confirmation. --- ### 5. Comment faire quand certains parents n'ont pas d'email ? (#parents-sans-email) Pour les parents qui n'ont pas d'email, un tableau est créé au début des étiquettes qui contient les codes PIN des parents qui n'ont pas d'email. Il faut alors transmettre ces codes par un autre moyen (SMS, téléphone, courrier, remise en main propre). --- ### 6. Certains parents ne reçoivent pas l'email avec le code PIN, quelle solution ? (#parents-recoivent-pas-email) Lorsqu'un parent ne reçoit pas son email, il est possible que son adresse email soit erronée, dans ce cas vous pouvez la corriger dans la feuille d'émargement de la page de suivi de l'élection en cliquant sur "Changer l'email". Si cela ne fonctionne toujours pas, vous pouvez aussi mettre l'email de l'école, cliquer sur "Envoyer le code PIN à l'école maintenant" et transmettre le code PIN reçu au parent via un autre moyen. --- ### 7. Pourquoi aucun parent n'a reçu d'email ? (#aucun-parent-email) L'email est envoyé par Votil au moment où le parent clique pour le recevoir après avoir flashé le QR Code. Si vous n'avez pas encore distribué les étiquettes, il est normal qu'aucun parent n'ait reçu d'email. Dans le cas où aucun parent ne voit le bouton lui permettant de recevoir l'email (et où tous les parents sont dans le tableau au début des étiquettes), il est possible qu'il y ait eu un problème lors de l'importation des responsables légaux issus de ONDE. Pour y remédier, cliquez sur le lien "Récupération des emails" tout en bas de la page de suivi de l'élection, puis importez le bon fichier CSV d'extraction contenant pour chaque parent : Nom, Prénom et Courriel. --- ### 8. Les parents ont-ils la possibilité de modifier de leur côté l'adresse de réception du code PIN ? (#parents-modifier-email) Non, les parents ne peuvent pas faire cette modification eux-mêmes. Vous pouvez cependant en tant que directeur le faire en cliquant sur "Changer l'email" dans la feuille d'émargement de la page de suivi de l'élection. --- ### 9. Si je change l'email d'un parent, dois-je rééditer son étiquette ? (#parents-reedit-etiquette) Non, l'étiquette ne change pas systématiquement lorsque vous changez l'email d'un parent, le code PIN en revanche est réinitialisé. --- ## Démarrage & déploiement (#demarrage-deploiement) ### 1. Comment importer correctement les fichiers CSV d'ONDE et résoudre les problèmes d'import ? (#import-onde-problemes) Votil utilise l'**import CSV standard ONDE** pour la liste électorale et la liste des responsables légaux. Il est crucial de ne **jamais ouvrir ou modifier les fichiers dans Excel** car le logiciel est conçu pour traiter les fichiers directement en provenance d'ONDE. **Étapes :** 1. LISTE ÉLECTORALE - Dans ONDE : Onglet **Listes & Documents** → sous-onglet **Listes** - Cherchez **"Liste électorale du bureau de vote"** en bas à droite - Cliquez sur la loupe puis sur le bouton de **téléchargement au format CSV** - ⚠️ **Ne pas ouvrir le fichier**, l'importer directement dans Votil 2. EXTRACTION DES RESPONSABLES LÉGAUX - Dans ONDE : Onglet **Listes & Documents** → sous-onglet **Extractions** - Sélectionnez **"Élèves de l'école ou leurs responsables"** - Cochez la catégorie **"Responsables"** - Cliquez sur la loupe puis téléchargez l'extraction au **format CSV** - ⚠️ **Ne pas modifier le fichier** avant import 3. EN CAS DE PROBLÈME - Vérifiez que vous utilisez les **fichiers originaux d'ONDE** - Assurez-vous de ne pas avoir ouvert les fichiers dans **Excel** ou **Open Office** - Essayez dans un **autre navigateur** - Si le problème persiste malgré le respect du processus, contactez le support. --- ### 2. Est-ce que je peux imprimer les étiquettes à l'avance ? (#etiquettes-avance) Oui, vous pouvez imprimer les étiquettes à l'avance en lançant le vote officiel mais le vote ne commencera qu'à la distribution des étiquettes. --- ### 3. La date de fin de vote est-elle modifiable ? (#date-de-fin-modifiable) Non, une fois le vote officiel lancé, la date de fin de vote ne peut plus être modifiée. --- ### 4. Est-ce que les codes PIN pour les parents n'ayant pas d'adresse email et QR codes générés lors du vote test seront les mêmes que lors de l'élection réelle ? (#codes-pin-qr-code-test) Non, ni les clés de dépouillement ni les codes PIN ou QR codes pour les parents ne sont les mêmes en mode test et en mode production. Tous sont uniques à l'élection lancée. --- ### 5. À partir de quand doit-on lancer l'élection réelle? (#date-de-lancement-election-reelle) Cela dépend de votre date de clôture, une élection doit durer entre 24h minimum et 5 jours maximum. --- ### 6. Le nombre de classes est incorrect, que faire ? (#nombre-classes) Si le nombre de classes est incorrect, vous pouvez le modifier à l'étape 2 de la mise en place, si votre licence est déjà payée, vous pouvez le modifier puis payer la différence dans l'onglet paiement, dans ce cas n'hésitez pas à nous contacter. --- ### 7. J'ai lancé une élection qui contient des erreurs (parent manquant, liste de candidats incomplète, etc.) que faire ? (#election-erreurs) Attention, les données après lancement de l'élection ne sont plus modifiables (à l'exception de l'adresse email du parent que vous pouvez changer dans la feuille d'émargement sur la page de suivi avant vote). La seule solution en cas d'erreur importante est de lancer une nouvelle élection à l'aide du bouton tout en bas sur la page d'accueil de votre espace. --- ### 8. Combien de temps faut‑il pour être prêt ? (#temps-preparation) Pour la plupart des écoles, l'ensemble du paramétrage prend moins de **1 heure** ; une petite marge pour l'impression et distribution des étiquettes peut-être nécessaire. --- ### 9. Comment vider la liste électorale pour en importer une nouvelle actualisée ? (#vider-liste-electorale) Il n'est pas nécessaire de vider la liste électorale puisque l'import d'une nouvelle liste écrase la liste précédente. --- ### 10. Comment obtenir un devis ? (#obtenir-devis) Pour obtenir un devis, il vous suffit de vous rendre ici dans **l'onglet paiement de votre espace école** ou ici : [https://votil.fr/devis](https://votil.fr/devis) Vous pouvez autrement me donner le nombre d'écoles concernées et leur nombre de classes afin que je m'en occupe pour vous. --- ### 11. Puis-je essayer le logiciel ? (#essayer-logiciel) Oui, si vous êtes directeur vous avez la possibilité de tester gratuitement le logiciel sans aucun paiement en mode test. Il suffit de vous inscrire ici : [https://votil.fr/school/signup](https://votil.fr/school/signup) Sinon, je peux aussi vous créer des identifiant de test. --- ### 12. Quelles sont les étapes pour mettre en place Votil ? (#etapes-mise-en-place) Une fois votre inscription réussie à l'aide de votre RNE sur cette page : [https://votil.fr/school/signup](https://votil.fr/school/signup) . Rendez-vous sur votre ordinateurs, voici les étapes une fois que vous êtes connectés : **Étapes :** 1. Visionnage du tutoriel (vous pouvez également voir ce tutoriel ici : https://votil.fr/v/directeurs). 2. Entrez le nombre de classes (attention, ce nombre est utilisé pour définir le nombre de sièges à pourvoir, le nombre de noms dans une liste et le paiement). 3. Création des listes de candidats. 4. Importez votre liste électorale, pour cela, il est préalablement nécessaire d'exporter la liste électorale et une extraction des responsables légaux au format CSV depuis ONDE. 5. Personnalisez le texte des étiquettes. 6. Lancez le vote de test - Validez la liste des parents - Validez les listes de candidats - Définissez la date de fin de vote (par défaut au 10 octobre, qui est normalement la date officielle si vous êtes en france métropolitaine). - Générez les clés de dépouillement • Un PDF contenant 3 QR codes (clés) va être généré. • Ces clés sont confiées à 3 membres différents du bureau de vote. • Pour dépouiller l'élection, vous devrez scanner au moins 2 des 3 QR codes. • Vous devez imprimer le PDF et le fermer sans l'enregistrer. • ⚠ Ces clés ne pourront pas être rééditées. - Vérifiez le résumé (nombre de classes / titulaires et suppléants à pourvoir, date de fin, Listes, Votants) puis cliquez sur « Générer les étiquettes et lancer l'élection ». - Simulez les votes -> comme vous êtes en mode test pour l'instant, vous avez la possibilité de simuler l'élection afin de voir ce qu'il se passerait si les parents votaient. - Dépouillez maintenant -> comme vous êtes en mode de test pour l'instant, vous avez la possibilité de déplacer la date de fin de vote à maintenant, ce qui aura pour effet d'afficher le bouton « voir les résultats », vous pouvez donc cliquer dessus. - Scellez l'élection -> le bouton vous permet de créer une valeur qui garantira que le contenu de l'urne ne change pas au fil du temps et ainsi de pouvoir procéder à nouveau au dépouillement. Vous pouvez imprimer le pdf généré. - Procédez au dépouillement -> Un QR Code s'affiche à l'écran, scannez-le avec votre smartphone (application Google) ou iPhone (application appareil photo). Votre téléphone demandera accès à la caméra pour que vous puissiez scannez 2 des 3 parts de la clé. Un bouton « Lancer le dépouillement » apparaît alors. Et après un court chargement, le dépouillement est terminé, vous pouvez à présent cliquer sur le bouton « Actualiser » présent en dessous du QR Code sur l'ordinateur. Les résultats apparaissent alors à l'écran. 7. Procédez au paiement -> Dans l'onglet paiement, vous avez la possibilité de générer un devis à transmettre à l'organisme payeur (la mairie). Une fois le devis signé, nous envoyons la facture via Chorus Pro. Vous pouvez également en cas de refus de votre mairie procéder au paiement directement via Stripe ou par virement dans le même onglet. 8. Lancez le vote officiel -> Les étapes sont exactement les mêmes que pour le vote de test si ce n'est que les boutons « Simuler des votes » et « Dépouiller maintenant » n'existent pas. Il faut simplement attendre la fin pour voir le bouton « Voir les résultats » apparaître. --- ### 13. Quel accompagnement est prévu ? (#accompagnement) Vidéo de démonstration, documentation en ligne, réponse rapide aux emails et disponibilité au téléphone en cas d'urgence pendant les élections. --- ### 14. Quels pré‑requis techniques dois‑je vérifier ? (#prerequis-techniques) Un navigateur récent sur ordinateur et smartphone (Chrome, Firefox, Edge, Safari), une connexion Internet stable et une imprimante A4 pour les étiquettes. Aucun serveur local n'est nécessaire. --- ### 15. Peut‑on organiser plusieurs scrutins la même année ? (#plusieurs-scrutins) Non. La licence annuelle couvre un élection par an et par licence, en cas d'erreur, nous pouvons bien entendu en activer une deuxième. En mode test, le nombre de scrutins est illimité même sans licence payante. --- ## Fonctionnalités du scrutin (#fonctionnalites-scrutin) ### 1. Un parent a perdu son email ou l'accès à sa messagerie personnelle, que faire ? (#perte-moyen-authentification) En cas de perte ou de vol d'un moyen d'authentification (étiquette ou piratage email), vous pouvez obtenir une nouvelle étiquette dans la feuille d'émargement sur la page de suivi de l'élection. Il est également possible de changer l'email au même endroit. --- ### 2. Quel processus suit le responsable légal pour voter ? (#processus-vote) Le parent commence par scanner le QR Code (Application Google sur Android ou Appareil Photo sur iPhone), puis il clique sur « Recevoir le code PIN par email ». Il entre le code qu'il a reçu dans sa boîte mail et choisit sa liste en cliquant en dessous de sa liste préférée sur « Choisir cette liste » (le vote blanc est aussi présenté comme une liste). Il peut ensuite confirmer et reçoit alors un récépissé attestant la bonne prise en compte de son vote. Il peut ensuite s'il le souhaite se rendre sur [https://app.votil.fr/verifications](https://app.votil.fr/verifications) pour vérifier sa preuve de vote. --- ### 3. Chaque parent reçoit‑il un récépissé vérifiable ? (#recepisse-verifiable) Oui. Après validation, le parent obtient un récépissé numérique contenant une **preuve de vote** (UUIDV4) ; la liste publique des preuves permet de vérifier que son bulletin est bien dans l'urne sans jamais révéler son vote. Cet UUID est ajouté a la base de données dans la même transaction atomique que son vote donc si la preuve de vote existe, le vote aussi. --- ### 4. Quels rapports prêts‑à‑l'emploi le logiciel génère‑t‑il pour ECECA ? (#rapports-ececa) À la clôture : feuille d'émargement et procès‑verbal PDF sont disponibles, il y a également un tableau présentant toutes les informations (Date de dépouillement, Nombre d'inscrits, Nombre de votants, Nombre de bulletins blancs ou nuls, Nombre de suffrages exprimés, Taux de participation, Nombre de sièges à pourvoir et Quotient électoral.), un autre tableau avec les résultats (Nom de la liste, Nombre de candidats (titulaires), Nombre de suffrages, Reste, Sièges attribués au quotient et au plus fort reste, Sièges attribués au candidat le plus âgé, Sièges pourvus) et un graphique camembert qui permet de voir la répartition entre les listes, l'abstention et les votes blancs. --- ### 5. Le bureau voit‑il la participation en temps réel ? (#participation-temps-reel) Le tableau de bord du directeur est actualisé en continu et affiche le taux de participation global, ainsi que la feuille d'émargement --- ### 6. Le logiciel permet‑il également de faire des sondages ? (#sondages) Non. Votil se limite pour l'instant aux élections des représentants de parents d'élèves. --- ## Performance & scalabilité (#performance-scalabilite) ### 1. Le logiciel va‑t‑il tenir avec beaucoup d'écoles ? (#scalabilite) L'infrastructure est hébergée sur Clever Cloud avec un système d'**auto‑scaling** : de nouveaux serveurs sont créés automatiquement en cas de surcharge ou d'anomalie. Le logiciel est donc sans problème capable d'accueillir plusieurs centaines de milliers d'utilisateurs. --- ### 2. Quelle disponibilité garantissez‑vous le jour J ? (#disponibilite) Notre hébergeur garantit un taux de **99,9 %** par an. Une page permet de témoigner du bon fonctionnement de nos systèmes : [https://status.votil.fr](https://status.votil.fr) . Notre base de données dispose d'un « Réplica », ce qui signifie que l'information est redondée dans 2 datacenters différents en cas de problème. --- ## Sécurité, conformité & confidentialité (#securite-conformite) ### 1. Le logiciel est‑il conforme RGPD et aux recommandations CNIL ? (#conformite-rgpd) Oui : registre de traitements publié et pleine conformité RGPD. Concernant les recommandations CNIL pour le vote électronique, les critères ne sont pas extrêmement précis et le questionnaire d'évaluation du niveau de sécurité nécessaire reste sujet à interprétation. Nous respectons pleinement les exigences du niveau 1, ce qui a été vérifié par un expert indépendant en cybersécurité (Sébastien Cogneau). Nous atteignons également les critères du niveau 2. Les rapports d'audit et notes de conformité sont disponibles sur demande. --- ### 2. Le logiciel est‑il agréé Éducation nationale ? (#agrement-education) Il n'existe **pas d'accréditation nationale unique** pour les logiciels à l'Éducation nationale. Chaque département dispose d'une **délégation à la protection des données**, et chaque région dispose de son propre **DASEN qui choisit donc de façon autonome** d'accepter ou non l'utilisation d'un logiciel. Dans ce contexte, Votil bénéficie de **plusieurs formes de reconnaissance institutionnelle**. Certains **DASEN de différentes régions ont établi des conventions de sous-traitance** avec Votil, créant un cadre légal précis qui constitue une forme d'**accréditation locale**. Par ailleurs, Votil est **référencé sur la liste UGAP** sous le nom d'Édifice (la société éditrice) dans la catégorie "Vote électronique", ce que de nombreux DASEN recommandent comme critère de sélection. Si votre DASEN souhaite formaliser une convention spécifique, nous disposons d'un **modèle adaptable** que nous pouvons personnaliser selon les exigences de votre région. --- ### 3. Des audits de sécurité externes ont‑ils été réalisés ? (#audits-securite) Oui, une expertise indépendante a été réalisée par Sébastien Cogneau, expert indépendant en cybersécurité. Le rapport d'audit est disponible sur demande. --- ### 4. Comment l'anonymat du bulletin est‑il garanti ? (#anonymat) Séparation totale identité/bulletin ; bulletin chiffré une première fois, puis une deuxième fois via HTTPS, stockage distinct des étiquettes d'émargement, dépouillement impossible avant l'heure de clôture. --- ### 5. Combien de temps les données sont‑elles conservées ? (#conservation-donnees) Résultats : **2 ans** (deux mandats) ; factures : **10 ans**. Toutes les autres données sont purgées automatiquement le 31 décembre ou à la demande du directeur. --- ### 6. Le service est‑il hébergé en France ? (#hebergement-france) Oui, chez Clever Cloud sur des serveurs près de Paris. Aucune donnée ne sort de l'Union européenne. --- ## Tarifs & contrat (#tarifs-contrat) ### 1. Pourquoi le prix est‑il si bas ? (#prix-bas) Nous pensons que tous les directeurs doivent pouvoir accéder à cet outil indispensable, nous avons alors adapté notre service et nos tarifs pour les rendre compatibles avec le budget des collectivités. Le tarif public est de : **20 € + 6 €/classe/an** (ex. 92 € pour une école de 12 classes). --- ### 2. Quel est le mode de facturation ? (#mode-facturation) Abonnement annuel facturé à la mairie via Chorus Pro. Vous pouvez également en cas de refus payer via Stripe (link, CB, virement ou prélèvement). --- ### 3. S'agit‑il d'un renouvellement automatique ? (#renouvellement-automatique) Non, aucun renouvellement automatique n'est effectué sans votre demande. --- ### 4. Y a‑t‑il des coûts cachés ? (#couts-caches) Non. Le prix inclut hébergement, support mail, mises à jour et une élection officielle ; seules les impressions restent à la charge de l'école. --- ### 5. Comment supprimer les données ? (#supprimer-donnees) Un bouton sur la page d'accueil vous permet de supprimer vos données, vous pouvez également nous contacter à cet effet en cas de besoin. --- ## Intégrations (#integrations) ### 1. Y a‑t‑il des connexions ENT ? (#connexions-ent) Une intégration existe dans le logiciel **ONE** édité par la société **Édifice**, cela permet un usage plus fluide avec l'importation automatique des listes de parents et la réception des identifiants de vote directement dans l'espace ENT. --- ### 2. Que faire en cas de problème avec l'application "Vote en ligne" dans l'ENT "ONE" ? (#probleme-ent-one) Vous pouvez ouvrir un ticket directement sur l'ENT, en effet, Votil ne traite pas directement les problèmes liés à l'intégration. ---